Любая организация или индивидуальный предприниматель, использующие автотранспорт в коммерческой деятельности, обязаны регистрировать оформленные путевые листы. Для этого ведется специальный регистр — журнал учета движения путевых листов.
Зачем нужен журнал учета путевых листов?
Журнал позволяет систематизировать документооборот, контролировать выдачу бланков водителям, фиксировать даты возврата документов в бухгалтерию, а также быстро находить нужную информацию при проверках налоговой инспекции или трудовой инспекции.
Форма журнала учета путевых листов в 2026 году
Компании имеют право использовать унифицированную форму № 8 (утвержденную Постановлением Госкомстата № 78) либо разработать собственную форму журнала. Главное — чтобы в журнале отражались следующие ключевые данные:
- Номер путевого листа и дата его выдачи.
- ФИО и табельный номер водителя.
- Марка транспортного средства и его государственный регистрационный номер.
- Подпись водителя при получении путевого листа.
- Подпись диспетчера (или ответственного лица) при возврате документа.
Ведение журнала в электронном виде
В 2026 году большинство предприятий отказываются от бумажных журналов в пользу электронных. Электронный журнал ведут в специализированных программах или Excel. В таком случае журнал должен быть подписан квалифицированной электронной подписью ответственного лица в конце отчетного периода.