Учет путевых листов в бухгалтерии: списание ГСМ, 1С 8.3 и журнал

В работе бухгалтерской службы любого предприятия, владеющего автотранспортом, учет путевых листов является одной из регулярных и ответственных задач. Путевой лист выступает первичным документом, на основании которого производится законное списание путевых листов и, самое главное, списание горюче-смазочных материалов (ГСМ) на расходы организации.

В этом материале мы подробно расскажем, как правильно отражать путевые листы бухгалтерии, как настроить автоматическое списание топлива и пробега, как вести обязательный журнал учета путевых листов, а также пошагово покажем, как отражать путевые листы в 1с и, в частности, в программе 1с 8.3.

Почему путевой лист обязателен для списания ГСМ?

Согласно Налоговому кодексу РФ, любые расходы компании должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы. Кассовые чеки с АЗС или отчеты топливных компаний подтверждают только факт покупки топлива, но не доказывают, что оно было потрачено на нужды бизнеса.

Именно путевой лист гсм связывает закупку топлива с производственной необходимостью. В нем указывается маршрут поездки, начальные и конечные показания одометра, а также количество литров бензина или дизельного топлива на начало и конец смены. Разность этих показателей и определяет фактический путевой лист расход.

Как отразить путевые листы в 1С:Бухгалтерия 8.3?

В современных версиях программы путевые листы в 1с 8.3 учитываются с помощью встроенного специализированного функционала. Отражение документа в системе выполняется следующим образом:

1. Включение функционала: Перейдите в меню Главное -> Функциональность. На вкладке "Запасы" установите флажок напротив пункта "Путевые листы".
2. Создание документа: Перейдите в раздел Покупки -> Путевые листы и нажмите кнопку "Создать".
3. Заполнение реквизитов: Укажите транспортное средство, водителя, дату и номер документа. Программа автоматически подставит данные автомобиля (госномер, нормы расхода).
4. Отражение ГСМ: Во вкладке "Топливо" зафиксируйте объем заправки. Если закупка была по топливной карте, укажите количество литров из отчета. Выдача путевых листов и заправок синхронизируется с данными поставщика ГСМ.
5. Маршруты и пробег: Внесите показания одометра на начало и конец поездки. Программа автоматически рассчитает нормативный и фактический расход топлива.

После проведения документа программа 1С сформирует бухгалтерские проводки по дебету счетов затрат (20, 26, 44) и кредиту счета 10.03 "Топливо", списав стоимость израсходованных литров на расходы.

Ведение журнала учета путевых листов (Форма №8)

Каждая организация обязана контролировать движение путевых листов и регистрировать их выдачу водителям. Для этих целей применяется специальный журнал путевых листов (Типовая форма №8).

Заполнение журнала учета включает следующие графы:

Журнал может вестись как на бумажном носителе (в этом случае страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы), так и в электронном виде с использованием квалифицированных электронных подписей.

Автоматизация учета ГСМ в В дорогу

Сведение топливных отчетов от компаний (Лукойл, Роснефть, Газпромнефть и др.) с бумажными путевыми листами часто сопровождается нестыковками в одометрах и объеме заправленных литров. Сервис В дорогу содержит модуль автоматической сверки топливных транзакций.

Вы просто загружаете Excel-отчет топливной компании, а система сама сопоставляет каждую транзакцию заправки с конкретным путевым листом по дате, времени и номеру автомобиля. Это исключает воровство топлива, ошибки ручного ввода и гарантирует идеальный порядок в бухгалтерии.