Оформление самих путевых листов — это лишь половина требований транспортного законодательства. Любая организация (ООО, АО, госучреждение) или индивидуальный предприниматель (ИП), выпускающие на линию хотя бы один автомобиль, обязаны вести комплект учетных журналов по безопасности дорожного движения (БДД). При проверке Ространснадзора отсутствие журналов или пропуски записей в них караются так же строго, как и выпуск транспорта без путевого листа.
4 главных журнала, которые обязан вести каждый автопарк
| Наименование журнала | Нормативный акт | Что обязательно фиксируется в каждой строке | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| 1. Журнал регистрации (учета) движения путевых листов (типовая форма № 8 или собственная) | Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухучете», Приказ Минтранса № 390 | Номер путевого листа, дата выдачи, ФИО и табельный номер водителя, госномер ТС, подпись водителя в получении, дата возврата и подпись диспетчера/бухгалтера. | Не менее 5 лет |
| 2. Журнал регистрации предрейсовых (предсменных) медицинских осмотров водителей | Приказ Минздрава России № 266н | Дата и время осмотра, ФИО, дата рождения и пол водителя, результаты замеров (АД, пульс, температура, проба на алкоголь), заключение («допущен / не допущен»), подписи медработника и водителя. | Не менее 5 лет (в медкабинете / у заказчика) |
| 3. Журнал регистрации результатов контроля технического состояния ТС | Приказ Минтранса России № 9 | Наименование марки/модели ТС, государственный номер, ФИО водителя, дата и время проведения контроля, показания одометра (полные км), отметка «Выпуск на линию разрешен», ФИО и подпись контролера (механика) и водителя. | Не менее 3 лет с даты последней записи |
| 4. Журнал учета инструктажей водителей по безопасности дорожного движения (БДД) | Приказ Минтранса России № 145 | Дата проведения, вид инструктажа (вводный, предрейсовый, сезонный, специальный), тема инструктажа, ФИО и должность инструктируемого водителя, ФИО специалиста по БДД, подписи обеих сторон. | Не менее 5 лет |
Правила ведения бумажных и электронных журналов в 2026–2027 году
Законодательство разрешает вести все четыре журнала как на бумажном носителе, так и в электронном виде:
- Бумажный вариант: страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены подписью руководителя организации (или ИП) и печатью (при наличии) на последней странице с указанием количества прошитых листов.
- Электронный вариант: записи в электронном журнале заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица (медика, контролера техсостояния, специалиста по БДД), при этом должна быть обеспечена возможность постраничной распечатки журнала по требованию проверяющего инспектора.
Сервис vdorogu.online автоматически формирует на основе ваших путевых листов готовые к печати файлы Excel: Журнал учета путевых листов, Журнал предрейсовых медосмотров, Журнал предрейсового техконтроля и Журнал инструктажей БДД — все даты, время, госномера и показания одометра на 100% синхронизированы между собой.
Частые вопросы и ответы экспертов (FAQ)
Хотя Приказ Минтранса № 390 исключил прямое упоминание журнала из текста приказа, обязанность обеспечивать хронологический учет и сохранность первичных документов установлена Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». На практике и ФНС, и Ространснадзор требуют Журнал учета путевых листов при каждой проверке.
Отсутствие журнала или неведение записей в нем расценивается как нарушение порядка проведения предрейсового контроля технического состояния ТС по ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ и влечет штраф: 3 000 ₽ на водителя, 5 000 ₽ на должностное лицо (механика) и 30 000 ₽ на юридическое лицо или ИП.
Согласно Приказу Минтранса России № 145, сезонные инструктажи проводятся дважды в год для всех водителей автопарка — перед весенне-летним и перед осенне-зимним периодами эксплуатации транспорта.